Die Orchesterseite

Viele Orchester, besonders Laienorchester, stehen häuftig vor der Herausforderung der Probenplanung. Dabei stellen sich typischerweise Fragen wie, wer spielt beim Projekt mit, wer kommt zu welchen Proben, wie erreiche die MusikerInnen, woher bekommen ich die Noten?

In der Rhein-Ruhr Philharmonie haben sich die gleichen Fragen vor etwas 10 Jahren gestellt, inzwischen haben wir dafür eine Lösung.

Ich bin Johannes Kunze und engagiere mich seit vielen Jahren in der Organisation der Rhein-Ruhr Philharmonie, bin hauptberuflich Ingenieur und als Hobby Bratscher. Über die letzten 10 Jahre habe ich Die Orchesterseite, eine Plattform für Orchester entwickelt, die die obig genannten Herausforderungen in der Rhein-Ruhr Philharmonie löst. Die Seite existiert mitlerweile in der dritten Generation (mehrfach runderneuert) und hat sich bewährt.

Diese Plattform – die Orchesterseite – möchte ich nun auch anderen Orchestern kostenfrei zum Selbsthosten zur Verfügung stellen.

Bei Interesse wendet euch bitte an Johannes Kunze, webmaster@rheinruhrphilharmonie.de

Funktionen

  • Verwaltung aller Mitglieder des Orchesters mit Email-Adressen, Kontaktdaten, Instrument, Rolle
  • Login für Mitglieder mit ihrer Email-Adresse und Passwort.
  • Verwaltung von Projekten mit Probenterminen, Konzertterminen, Konzertprogramm und Orchesterbesetzung.
  • Mitglieder können sich selbstständig an Projekten anmelden und ihre Anwesenheit angeben
  • Probenplanung für Dirigenten und das Leitungsteam: Übersicht zur Besetzung (Anwesenheitsangabe) für Proben nach Stimmen
  • Email-Verwaltung: Einfaches Schreiben von Mails an die Register oder Mitwirkende in einem Projekt und das gesamte Orchester
  • Werkdatenbank über alle bisher gespielten Werken
  • Notenmaterial: Hochladen von Noten (auch in mehreren Versionen) für die jewiligen Werke. Sie werden passend zum Instrument der Mitwirkenden automatisch zum Download zur Verfügung gestellt.
  • Persönlicher ical-Kalender für Mitwirkende mit Probenterminen und Konzerten
  • Reservierung von Eintrittskarten für den Verkauf im Orchester
  • Konzertankündigung: Optionale Einbindung von Konzertübersicht in WordPress (wenn sie auf dem gleichen Server liegt)
  • Automatisierte Emails für Anmeldungen und Terminen mit anpassbaren Textvorlagen
  • Einfaches Exportieren von Terminen und Mitwirkenden als csv für die externe Verwendung (z.B. Förderanträge)
  • Statistikfunktionen: Aufführung von Werken, Projekt und Programme
  • Rollenbasierter Zugriffverwaltung auf der Website mit Verwaltung von Zugriffsrechten

Voraussetzungen für das Hosten der Plattform

Ein Server mit PHP 8 oder neuer und einer MYSQL Datenbank. Je nach Menge der hochgeladenen Noten wird entsprechender Speicherplatz benötigt. Darüber hinaus wird ein Email-Adresse für das automatische Versenden von Mails benötigt. Es wird empfohlen, eine Subdomäne auf der Website anzulegen, so dass die Website getrennt von einem CMS wie WordPress arbeitet.

So sieht es aus

Verwaltung von Projekten

Hauptseite mit Übersicht über die nächsten Projekte, Konzerttermine, Proben und Zugriff auf den Mailverteiler.

Projekt, Besetzung, Anwesenheit

In der Ansicht für ein Projekt finden sich die Anmeldungen, Probentermine, Konzerttermine, Zu- und Absagen zu Terminen, die Besetzung, das Konzertprogramm, Noten und Eintrittskartenreservierungen. Alle Angaben können durch das Leitungsteam bearbeitet werden.

Besetzung einer Probe – Detailinformationen (Namen) werden nach Anklicken des Registers angezeigt.

Übersicht über die Besetzung, Kontaktdaten der Mitwirkenden.

Download von Noten

Download von Noten zu den aufgeführten Werken. Noten können durch das Leitungsteam hochgeladen werden.

Werk- und Notendatenbank

Verwaltung aller aufgeführten Werke mit Noten und einer Übersicht zu den letzten Aufführungen.

Konzertankündigung – Einbindung der Konzerte in die eigene Website

Konzertankündigung für die Website – automatisch generiert aus der Orchesterseite.

FAQ

Wird für die Seite ein regelmäßtiger Support gebraucht?
Nein, das Ziel bei der Entwicklung war, dass die Orchesterseite nach der Einrichtung ohne laufenden Support auskommt. Bei den ersten Installationen kann es zu Fragen oder kleineren Problemen kommen – in solchen Fällen unterstütze ich gern.

Wie wird die Seite installiert und gewartet?
Im Ensemble sollte idealerweise eine Person mit guten PC-Kenntnissen als Administrator fungieren. Für die Installation sind einige Informationen notwendig, z. B.:

  • Zugangsdaten für ein E-Mail-Konto (zum Versenden von Einladungen etc.)
  • Zugangsdaten zum MySQL-Server
  • Mailadresse des Administrators
  • Ein initiales Passwort für den Administator

Nach dem Aufruf der Installationsseite wird die Datenbank automatisch eingerichtet und ein Administrator-Zugang angelegt. Anschließend kann sich der Administrator anmelden, weitere Zugänge per Einladung anlegen und so Aufgaben im Team delegieren. Dies ist der schwierigste Teil, denn danach kann alles bequem über die Weboberfläche gemacht werden.

Wie kann ich vorhandene Daten (z.B. von Excel) auf die Seite übertragen?
Mitglieder können durch Einladungen des Administrators oder eines Teammitglieds hinzugefügt werden.
Dazu werden die E-Mail-Adressen – z. B. aus einem Excel-Dokument – pro Instrument in ein Formularfeld auf der Seite eingefügt. Die Orchesterseite verschickt damit automatisch persönliche Einladungen. Die Registrierung und Eingabe der persönlichen Daten erfolgt anschließend durch die Mitglieder selbst.

Sind die Daten vor dem Dritter Zugriff sicher?
Ja, so gut wie möglich. Der Zugriff auf Daten ist nur nach Anmeldung möglich. Es wurden Sicherheitsmaßnahmen nach dem Stand der Technik umgesetzt, u. a.:

  • Forderung nach Passwort-Komplexität
  • Passwort-Hashing (gesicherte Speicherung)
  • Temporäre Sperrung bei mehrfachen Fehlversuchen
  • Schutzmechanismen gegen SQL-Injections

Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen kann keine absolute Sicherheit garantiert werden – bitte hierzu den Haftunsausschluss beachten.

Wo bekomme ich Hilfe, wenn etwas nicht klappt?
Bei Problemen oder Fragen unterstütze ich gern – am besten einfach per Mail melden.

Warum stelle ich das kostenfrei zur Verfügung?
Die Software wurde ursprünglich für die Rhein-Ruhr Philharmonie entwickelt. Ich habe darin viel Zeit hineingesteckt und freue mich, wenn auch andere Ensembles davon profitieren können. Eine Kommerzialisierung ist nicht geplant, da damit deutlich mehr Aufwand verbunden wäre.

Woher kommen die Fotos auf der Website?
Die Fotos wurden freundlicherweise von Leoni Ridder erstellt und zur Verfügung gestellt. Die Bildrechte liegen bei ihr. Eine Nutzung außerhalb dieser Website ist nur mit ihrer ausdrücklichen Zustimmung möglich.

Haftungsausschluss

Die zur Verfügung gestellte Orchesterverwaltungssoftware wird „wie besehen“ („as is“) bereitgestellt. Die Nutzung erfolgt auf eigenes Risiko. Der Entwickler übernimmt keine Gewähr für die Sicherheit, Stabilität oder Fehlerfreiheit der Software.

1. Keine Haftung für Datendiebstahl oder Datenverlust
Trotz sorgfältiger Entwicklung kann der Entwickler keine Garantie für die Sicherheit der gespeicherten oder verarbeiteten Daten übernehmen. Die Verantwortung für die Installation, Konfiguration, Sicherung und den sicheren Betrieb der Software liegt vollständig beim Nutzer bzw. Betreiber.

Der Entwickler übernimmt keine Haftung für Schäden, die durch:

  • unbefugten Zugriff Dritter auf gespeicherte Daten (z. B. durch ungesicherte Server, fehlerhafte Konfiguration oder Sicherheitslücken),
  • Datenverlust (z. B. durch Softwarefehler, unsachgemäße Nutzung oder fehlende Backups),
  • oder sonstige sicherheitsrelevante Vorfälle

entstehen, es sei denn, sie beruhen nachweislich auf vorsätzlichem Verhalten des Entwicklers.

2. Keine Support- oder Wartungspflichten
Die Software wird kostenfrei und ohne vertragliche Verpflichtung bereitgestellt. Es besteht kein Anspruch auf Support, Updates oder Fehlerbehebung. Weiterentwicklungen, Sicherheitsupdates oder technische Unterstützung erfolgen freiwillig und ohne Rechtsanspruch.

3. Selbstverantwortung bei Einsatz
Die Nutzer der Software sind dafür verantwortlich, geltende Datenschutzgesetze, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), einzuhalten und für eine sichere Umgebung Sorge zu tragen. Der Entwickler haftet nicht für Datenschutzverstöße oder daraus resultierende Schäden.